MS 365 ist mehr als Office

Obwohl Ihnen die vertrauten Microsoft-Produkte wie Word, Excel, Outlook und Teams geläufig sind, bleiben die vielseitigen Funktionen der weiteren verfügbaren Apps oft unentdeckt. Auch die Potenziale von Teams sind vielen fremd, da es lediglich als Ersatz für Skype wahrgenommen wird. 

Viele KMU schöpfen diese Tools nicht aus, da sie weiterhin wie früher arbeiten und die Möglichkeiten zusätzlicher Apps oft unbekannt sind. In diesem Kontext möchten wir Ihnen weniger bekannte Anwendungen vorstellen. Ausführlichere Einblicke in nachfolgende Anwendungen werden in separaten Blogbeiträgen folgen. 

ToDo: Eine zentrale Anwendung zur Verwaltung sämtlicher Aufgaben – seien es die Eigenen oder zugewiesene aus dem Planner. Diese App ist Ihr persönlicher Assistent für Ihre Aufgaben. Sie können Ihre To-Do-Listen erstellen, priorisieren, teilen und synchronisieren. Sie können auch Aufgaben aus anderen Apps wie Outlook oder Planner synchronisieren und Erinnerungen oder Fälligkeitsdaten festlegen.

Booking: Diese App ist ideal für Dienstleister, die Termine mit ihren Kunden vereinbaren müssen. Sie können Ihren Team Kalender oder auch Kalender von einzelnen Mitarbeitenden online oder intern veröffentlichen, damit Ihre Kunden die verfügbaren Zeiten sehen und buchen können. Zudem besteht die Möglich, automatische Bestätigungen und Erinnerungen zu senden und Stornierungen oder Änderungen zu verwalten.  

Forms: Diese App ist eine einfache Möglichkeit, Umfragen, Quizze oder Formulare zu erstellen und zu teilen. Sie können verschiedene Fragetypen wie Multiple Choice, Text oder Bewertung verwenden und die Ergebnisse in Echtzeit analysieren. Zudem besteht die Möglichkeit diese Formulare in andere Apps wie Teams, PowerPoint einbetten oder via Link mit anderen Personen teilen. Die Antworten können dann mittels Excel gespeichert und weiter analysiert werden. 

Planner: Diese App ist ein Werkzeug für die Projektplanung und -verwaltung. Sie können Projekte in übersichtliche Aufgaben unterteilen, Verantwortliche zuweisen, Fortschritte verfolgen und Kommentare oder Dateien austauschen. Sie können auch verschiedene Ansichten wie Balkendiagramme oder Kanban-Boards verwenden, um den Überblick zu behalten. Mit der Integration in einen “Teams Kanal” sind alle Teammitglieder immer auf dem Laufenden.  

Listen: Diese App ist eine flexible Lösung für die Erstellung und Verwaltung von Listen. Mit Listen werden Inventar, Ereignisse oder Kontakte erstellt oder angepasst. Sie können verschiedene Spaltenarten, z.B. Auswahlfelder, Datum, Checkboxen und Pflichtfelder definieren. Zudem können zum Beispiel Automatisierungen für Genehmigungen einsetzten oder sich automatisch benachrichtigen lassen, wenn etwas in der Liste angepasst wird. Damit bietet es andere Möglichkeiten als Excel, welches mehr für die Analyse von Daten und Kalkulationen gebraucht wird. 

Delve: Ist ein personalisiertes Such- und Entdeckungstool, das Benutzern dabei hilft, relevante Informationen, Dokumente und Kontakte im Unternehmen zu finden. Es ermöglicht das schnelle Auffinden zuletzt verwendeter Dokumente und erleichtert somit den Einstieg in einen neuen Arbeitstag. Zudem entdecken Sie mühelos Team-Dokumente, die kürzlich bearbeitet wurden.  

Viva Engage (ehemals Yammer): Die firmeninterne Social-Media-Plattform fördert Mitarbeiterbeteiligung durch soziale Vernetzung, Zusammenarbeit und Anerkennung zur Steigerung des Arbeitsplatzengagements.  

Viva Insights: Gewährt Einblicke in Arbeitsmuster, Wohlbefinden und Produktivität der Mitarbeiter zur Förderung einer ausgewogenen, effizienten Arbeitsweise. 

Loop: Loop können Sie verwenden, um Inhalte aus verschiedenen Quellen wie Word, Excel, Outlook oder Teams in einer einzigen Oberfläche zu kombinieren und zu bearbeiten.

Jenseits dieser Anwendungen stehen zahlreiche weitere Optionen bereit, um das Potenzial von Microsoft 365 Business voll auszuschöpfen. Dazu zählen zum Beispiel Power Automate zur Automatisierung von Arbeitsabläufen sowie, wenn verfügbar, Copilot für den Einsatz von künstlicher Intelligenz in der Dokument- und Präsentationserstellung. 

Microsoft 365 Business ist eine vielseitige Plattform, die kontinuierlich erweitert wird. Durch die Integration dieser modernen Tools gestalten Sie einen attraktiven Arbeitsplatz, der einen deutlichen Wettbewerbsvorteil bietet. Die Nutzung der vielfältigen Funktionen fördert Effizienz, Kreativität und Teamarbeit – Faktoren, die Ihr Unternehmen auf dem Markt differenzieren und voranbringen. 

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Microsoft 365 Business optimal nutzen können, kontaktieren Sie uns. Wir präsentieren Ihnen gerne die Möglichkeiten der verschiedenen Microsoft Tools und schaffen Ihnen eine Geschäftsumgebung, die sich an den Best Practice-Empfehlungen von Microsoft orientiert und durch unsere bewährten Erfahrungen bereichert wird.