Warum die E-Mail-Verschlüsselung mit Microsoft Business Premium sinnvoll ist
In einer Welt, in der digitale Kommunikation einen immer höheren Stellenwert einnimmt, ist der Schutz sensibler Informationen wichtiger denn je. Gerade geschäftliche E-Mails enthalten häufig vertrauliche Daten, die nicht in falsche Hände geraten sollten.
Ein reales Szenario: Eine Personalverantwortliche versendet Arbeitsverträge mit Gehaltsinformationen, Sozialversicherungsnummern und Bankdaten per unverschlüsselter E-Mail an neue Mitarbeitende. Die E-Mail durchläuft mehrere Server auf dem Weg zum Empfänger – jeder davon ein potenzieller Angriffspunkt.
Bei einem Cyber-Angriff auf einen dieser Mail-Server gelangen die Daten in falsche Hände.
Unverschlüsselte E-Mails sind wie Postkarten – jeder, der sie in die Hände bekommt, kann mitlesen.
Mit Microsoft 365 Business Premium steht Unternehmen eine leistungsstarke und gleichzeitig leicht zugängliche Möglichkeit zur E-Mail-Verschlüsselung zur Verfügung.
Vorteile der E-Mail-Verschlüsselung
- Schutz sensibler Daten: Verschlüsselte E-Mails stellen sicher, dass nur autorisierte Empfänger die Inhalte lesen können. So bleiben Geschäftsgeheimnisse, personenbezogene Daten oder vertrauliche Unterlagen geschützt.
- Einfache Einhaltung von Datenschutzrichtlinien: Unternehmen müssen immer strengere gesetzliche Vorgaben erfüllen. Die Verschlüsselung von E-Mails hilft dabei, die Compliance-Anforderungen effektiv umzusetzen.
- Professioneller Auftritt: Wer seinen Geschäftspartnern zeigt, dass Datenschutz ernst genommen wird, schafft Vertrauen und demonstriert Professionalität.
Wie funktioniert die Verschlüsselung von E-Mails?
Microsoft bietet umfangreiche Sicherheitsfunktionen, unter anderen die "Office 365 Message Encryption (OME)" zur E-Mail-Verschlüsselung. Im Unterschied zu herkömmlichen E-Mails, die unverschlüsselt über zahlreiche Server transportiert werden, verbleiben Ihre verschlüsselten Nachrichten ausschliesslich in der sicheren Microsoft-Cloud. Die vertraulichen Inhalte werden verschlüsselt auf Microsoft-Servern gespeichert und gelangen somit nicht als lesbare E-Mails auf öffentliche Mail-Server. Die Lösung ist in Microsoft 365 Business Premium bereits inbegriffen und somit kostenlos nutzbar.
Benutzerfreundlich für den Anwender
Die Integration in Outlook macht die Anwendung besonders benutzerfreundlich:
Direkt in Outlook: E-Mails können ganz einfach mit wenigen Klicks verschlüsselt werden – ohne zusätzliche Software oder komplizierte Workflows.
Bedeutung der verschiedenen Möglichkeiten in folgendem Printscreen:
Verschlüsseln = Die Nachricht ist gesichert, dass nur autorisierte Empfänger sie lesen können
Nicht weiterleiten = zusätzlich zum Verschlüsseln hat man hier die Kontrolle über die Verbreitung der Nachricht. Empfänger können die E-Mail nicht weiterleiten, kopieren oder drucken.
Der Empfänger (in diesem Beispiel ein Google Benutzer mit einer xyz@gmail.com Adresse) erhält eine Benachrichtigung mit einem sicheren Link. Über diesen Link greift er auf ein geschütztes Microsoft-Portal zu und liest dort die Nachricht nach kurzer Authentifizierung (Einmalcode oder Login)
Automatische Verschlüsselung: Administratoren können Regeln festlegen, nach denen bestimmte Nachrichten automatisch verschlüsselt werden, zum Beispiel bei bestimmten Schlüsselwörtern oder Empfängern.
Nahtlose Zusammenarbeit: Auch externe Empfänger ohne Microsoft-Konto können verschlüsselte Nachrichten problemlos lesen – entweder durch einen einmaligen Zugriffscode oder über eine sichere Webansicht:
Fazit
Microsoft 365 Business Premium bietet mit der integrierten E-Mail-Verschlüsselung eine leistungsstarke Funktion, die viele Unternehmen bereits bezahlen, aber nicht nutzen. Die Anwendung ist benutzerfreundlich, die Implementierung erfordert jedoch professionelle Planung und Umsetzung.
Investieren Sie in eine saubere Einrichtung – Ihre Mitarbeitenden werden es Ihnen mit einfacher Handhabung danken, und Ihr Unternehmen profitiert von erhöhter Datensicherheit ohne zusätzliche Lizenzkosten.
Gerne unterstützen wir Ihr Unternehmen dabei und bieten Ihnen eine professionelle Implementierung von Microsoft 365 an - zögern Sie nicht und kontaktieren Sie uns.