Microsoft Outlook Schnellbausteine
In diesem Blogartikel möchten wir Ihnen eine tolle Funktion in Microsoft Outlook vorstellen, die Ihre Produktivität erheblich steigern kann: die Schnellbausteine. Schnellbausteine sind eine grossartige Möglichkeit, häufig verwendete Textbausteine zu speichern und bei Bedarf schnell in Ihre E-Mails einzufügen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass Ihre Nachrichten konsistent und professionell bleiben.
Was sind Schnellbausteine?
Schnellbausteine, auch als wiederverwendbare Textbausteine bekannt, ermöglichen es Ihnen, Textabschnitte, die Sie regelmässig verwenden, zu speichern und mit wenigen Klicks in Ihre E-Mails einzufügen. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie häufig ähnliche Antworten geben oder bestimmte Informationen immer wieder teilen müssen.
Anwendungsbeispiel
Stellen Sie sich vor, Sie müssen häufig auf Kundenanfragen zu einem bestimmten Produkt antworten. Anstatt jedes Mal die gleiche Antwort manuell zu schreiben, können Sie die Antwort als Schnellbaustein speichern. Wenn die nächste Anfrage eingeht, können Sie den Schnellbaustein einfach auswählen und in Ihre E-Mail einfügen. So sparen Sie wertvolle Zeit und können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Anleitung zur Erstellung von Schnellbausteinen
Im klassischen Outlook
Erstellen eines Schnellbausteines:
- Erstellen Sie in Microsoft Outlook eine neue E-Mail und schreiben Sie den Text, welchen Sie als Baustein erfassen möchten.
- Markieren Sie den Text, den Sie speichern möchten.
- Klicken Sie auf den Reiter „Einfügen“ und dann auf „Schnellbausteine“ in der Gruppe „Text“.
- Wählen Sie „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern.
5. Geben Sie dem Schnellbaustein einen Namen, wählen Sie den Katalog „Schnellbausteine“ und fügen Sie optional eine Kategorie und eine Beschreibung hinzu.
6. Klicken Sie auf „OK“, um den Schnellbaustein zu speichern.
Aufrufen eines Schnellbausteines
- Erstellen Sie in Microsoft Outlook eine neue E-Mail
- Schreiben Sie ihren Text und klicken Sie an die Stelle, an welcher Sie den Baustein einfügen möchten.
- Klicken Sie auf den Reiter „Einfügen“ und dann auf „Schnellbausteine“ und wählen Sie den gewünschten Baustein.
4. Der Baustein wird eingefügt.
Im neuen Outlook
Erstellen eines Schnellbausteines:
- Erstellen Sie in Microsoft Outlook eine neue E-Mail und schreiben Sie den Text, welchen Sie als Baustein erfassen möchten.
- Klicken Sie auf den Reiter „Einfügen“ und dann auf "Apps" und auf "My Templates".
4. Geben Sie einen Titel für die Vorlage und schreiben Sie den Text, welchen Sie als Baustein verwenden möchten im grossen Feld ein und klicken Sie "speichern".
Aufrufen eines Schnellbausteines:
- Erstellen Sie in Microsoft Outlook eine neue E-Mail.
- Schreiben Sie Ihren Text und klicken Sie an die Stelle, an welcher Sie den Baustein einfügen möchten.
- Klicken Sie auf den Reiter "Einfügen" und dann auf "Apps" und und auf "My Templates".
4. Mit Klick auf den gewünschten Baustein wird er in Ihrer E-Mail eingefügt.
Vorteile der Nutzung von Schnellbausteinen
- Zeiteffizienz: Schnellbausteine ermöglichen es Ihnen, häufig verwendete Texte schnell in Ihre E-Mails einzufügen, wodurch Sie Zeit sparen.
- Konsistenz: Durch die Verwendung von Schnellbausteinen stellen Sie sicher, dass Ihre Nachrichten konsistent und professionell bleiben.
- Fehlerreduktion: Da die Texte vordefiniert sind, verringert sich die Wahrscheinlichkeit von Tippfehlern und anderen Fehlern.
- Einfach zu verwenden: Schnellbausteine sind einfach zu erstellen und zu verwenden, was sie zu einer praktischen Funktion für alle Outlook-Nutzer macht.
Fazit
Schnellbausteine in Outlook sind ein hervorragendes Tool, um Ihre Produktivität zu steigern und Ihre E-Mails effizienter zu gestalten. Probieren Sie diese Funktion aus und erleben Sie selbst, wie schnell und einfach Sie Ihre E-Mail-Kommunikation optimieren können.
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