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Umfrage-Funktion in Outlook

Kennen Sie die Umfrage-Funktion in Outlook für Abstimmungen, Bewertungsumfragen oder Quizze?

Tip des Monats Umfragen in Outlook

In der heutigen digitalen Arbeitswelt ist die Möglichkeit, schnell und effizient Feedback zu sammeln, von zentraler Bedeutung. Microsoft Outlook bietet eine integrierte Umfrage-Funktion, die es Nutzern ermöglicht, unkompliziert Fragen zu erstellen und auf einfache Weise Antworten zu sammeln. Diese Funktion ist sowohl für interne Teams als auch für externe Kontakte äusserst nützlich. In diesem Blogbeitrag werden wir die verschiedenen Vorteile und Möglichkeiten der Umfrage-Funktion in Outlook näher beleuchten.

Schnell erstellte Fragen mit unterschiedlichen Fragetypen

Im klassischen Outlook werden die Umfragen bei einem neu erstellten Mail mit Klick auf «Optionen -> Abstimmungsschaltflächen -> Abstimmung» und im neuen Outlook direkt unter «Einfügen -> Umfragen» angelegt. Es können verschiedene Fragetypen gestellt werden, Multiple-Choice-Fragen, Quizfragen, Wortwolken, Bewertungen und Rankings. Diese Vielfalt an Fragetypen erlaubt es, massgeschneiderte Umfragen zu erstellen, die genau auf die spezifischen Bedürfnisse und Ziele abgestimmt sind. Ob man nun eine einfache Abstimmung oder ein detailliertes Feedback benötigt, Outlook bietet die passenden Werkzeuge. Darüber hinaus kann eingestellt werden, dass die Antworten nicht für alle sichtbar sind, um die Privatsphäre zu schützen.

  • Multiple-Choice-Fragen: Ideal für schnelle Abstimmungen oder wenn eine bestimmte Auswahl getroffen werden muss.
  • Quiz: Perfekt für Tests oder Wissensüberprüfungen.
  • Wortwolke: Hervorragend geeignet, um Meinungen oder Ideen visuell darzustellen.
  • Bewertung: Nützlich, um eine Skala von Meinungen oder Zufriedenheit zu erfassen.

Ranking: Hilfreich, um Präferenzen oder Prioritäten zu ordnen.

Schnelle Übersicht und Echtzeitabfrage der Antworten

Über das gesendete Mail in Outlook können die Antworten rasch eingesehen werden, und die Ergebnisse werden in Echtzeit gesammelt und visualisiert. Dies ermöglicht es den Nutzern, sofort auf das Feedback zu reagieren, Trends und Muster zu erkennen und notwendige Anpassungen vorzunehmen. In dynamischen Arbeitsumgebungen, wo schnelle Entscheidungen notwendig sind, ist dies besonders wertvoll. Zudem kann eine Excel Tabelle mit den Resultaten generiert werden.
Die Resultate können, nebst dem direkten Zugang via dem gesendeten Mail, auch am Speicherort des Formulars (in der «Forms App» unter forms.office.com) eingesehen werden.

Umfragen mit externen Personen

Die Umfrage-Funktion in Outlook ist nicht nur auf interne Nutzer beschränkt. Sie kann auch für Umfragen mit externen Personen verwendet werden. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen, die regelmässig mit Kunden, Partnern oder anderen externen Stakeholdern kommunizieren müssen. Sogar Personen ohne Microsoft Account können an den Umfragen teilnehmen, was die Reichweite und Flexibilität der Umfragen erheblich erweitert.

Umfangreichere Erstellung in Microsoft Forms

Für Nutzer, die eine einfache, kleinere Umfrage direkt in Outlook vornehmen möchten, bietet Outlook alle notwendigen Werkzeuge. Für umfangreichere Umfragen können sämtliche Umfragen direkt in der Microsoft Forms App erstellt werden. Die Anwendung bietet erweiterte Funktionen und detaillierte Analysewerkzeuge, die es ermöglichen, umfangreiche Daten zu sammeln und auszuwerten. Beispielsweise können Formulare auf Basis von Vorlagen erstellt oder QR-Codes generiert werden, die den Zugriff auf Umfragen erleichtern. Zudem besteht die Möglichkeit, festzulegen, ob die Umfragen von allen Personen oder nur von Mitgliedern innerhalb der Organisation (bei einem Geschäftskonto) beantwortet werden können.

Fazit

Die Umfrage-Funktion in Outlook ist ein mächtiges Werkzeug für die Sammlung von Feedback und die Durchführung von Umfragen. Mit ihrer Vielzahl an Fragetypen, der Echtzeitabfrage und der Möglichkeit, auch externe Teilnehmer einzubeziehen, bietet sie eine flexible und effiziente Lösung für verschiedene Bedürfnisse. Die Integration mit Microsoft Forms erweitert die Funktionalität und bietet zusätzliche Möglichkeiten für tiefergehende Analysen. Ob für einfache Abstimmungen oder komplexe Umfragen, Outlook stellt die notwendigen Werkzeuge bereit, um den Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht zu werden.

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